Datenschutzerklärung

1. Verantwortlich

Marc Schwabengruber, Anschrift im Impressum, E-Mail: info@jobregie.de

Teilnehmende einer Schule oder eines Bildungsträgers: Für dein Konto und alle Inhalte darin sind wir verantwortlich, auch wenn dich die Schule eingeladen hat. Für die Einsicht, die deine Schule über die Coach-Ansicht nimmt (Nummer 4), ist die Schule verantwortlich; diese Ansicht stellen wir ihr in ihrem Auftrag bereit (Art. 28 DSGVO). Fragen dazu, was deine Schule mit diesen Angaben macht, richtest du an sie. Endet deine Teilnahme, läuft dein Konto bei uns in der Basisversion weiter.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als sicherer Hash).
• Profil: Werdegang, Fähigkeiten, Ziele, Wunschort und -gehalt, Sprachkenntnisse, Führerschein, Angaben zu Lücken im Lebenslauf und ihren Gründen, dein Sprach- und Schreibstil.
• Unterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, LinkedIn-Export, Foto, Unterschrift und alles, was du hochlädst.
• Bewerbungen: Stellen, Arbeitgeber, Daten, Status, Gesprächstermine, Notizen.
• Analysen: die Ergebnisse der KI zu Stellen, Arbeitgebern und Gesprächen.
• Messen und Termine: welche Termine du merkst oder besuchst, deine Ziele auf einer Messe (Aussteller, Programmpunkte, Halle, Stand, Notizen, erledigte Gespräche), Ankunft und Abfahrt und Termine, die du selbst einträgst.
• Bewerbungstraining: Während eines Übungsgesprächs geht deine Stimme live an Microsoft Azure AI Speech in Frankfurt, das sie in Text umwandelt und die Antworten des Interviewers vorliest. Der Interviewer selbst (ein KI-Modell) bekommt nur diesen Text, nie deine Stimme. Jobregie speichert keine Tonaufnahme, nur den Text des Gesprächs und die Auswertung. Die Auswertung betrifft nur den Inhalt deiner Antworten – nie Stimme, Tonfall oder Gefühle. Dein Coach sieht nur, wie viele Trainings du gemacht hast.
• Empfehlung (nur wenn du sie angibst): der Name der Person, die dir Jobregie empfohlen hat, so wie du ihn eingibst, und ob und wann die Woche gutgeschrieben wurde. Wirst du selbst als empfehlende Person genannt, speichern wir den Namen, den die andere Person angegeben hat, und die Gutschrift für dich.
• Nutzungsprotokoll: welche KI-Funktion wann mit welchem Modell aufgerufen wurde, mit Kosten; technische Fehlermeldungen; der Zeitpunkt deiner letzten Nutzung der App (höchstens stündlich aktualisiert).
• Zahlung (nur bei gebuchtem Premium): Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, gebuchter Tarif, Beträge, Zeitpunkte und Status der Zahlungen. Karten- und Kontodaten gibst du direkt bei Mollie ein. Wir sehen davon nur die Zahlungsart und die letzten vier Ziffern.
• Bei Teilnahme über eine Schule: was die Schule beim Anlegen angibt (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Teilnehmernummer der Schule) und deine Bestätigung, dass du mindestens 16 Jahre alt bist. Die Schule sieht ein Protokoll, wer aus der Schule wann deine Kennzahlen oder Unterlagen geöffnet hat; es wird nach 12 Monaten gelöscht.

Wir erheben keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (etwa Gesundheit) gezielt. Schreibst du solche Angaben selbst in ein Freitextfeld, zum Beispiel als Grund für eine Lücke, verarbeiten wir sie nur, um dich zu unterstützen. Ein Coach kann diese Felder nicht sehen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Jobregie bereitstellen – Konto, Profil, Stellenvorschläge (abgeglichen mit deinen Angaben und Entscheidungen im Posteingang, etwa den gewählten und ausgeschlossenen Branchen; Begriffe, die du mehrfach ablehnst, schlagen wir nicht mehr vor – das geschieht durch Zählen in deinem Konto, ohne KI und ohne rechtliche Wirkung, und du gibst es im Profil jederzeit frei), Analysen, Unterlagen, Bewerbungstabelle, Termine und Laufpläne für Messen, E-Mails wie Einladungen, Passwort-Links und die Erinnerung zwei Tage vor einer Messe, für die du „Ich gehe hin“ gewählt hast: zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Premium abrechnen – Bestellung, Zahlung, Rechnung, Widerruf und Kündigung: zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungen bewahren wir auf, weil das Steuerrecht es verlangt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Einblick deiner Schule – nur wenn du über eine Schule oder einen Bildungsträger teilnimmst: auf der Rechtsgrundlage, die dir die Schule bei der Einladung nennt, und deiner Freigabe beim Beitritt. Was die Schule sieht, steht in Nummer 4.
• Sicherheit und Betrieb – Fehlermeldungen, Schutz vor Missbrauch, Sperren von Konten, Kostenkontrolle: berechtigtes Interesse an einem sicheren und bezahlbaren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei der Anmeldung speichern wir dafür einen täglich wechselnden Hash deiner IP-Adresse, um Massenanmeldungen zu begrenzen; nicht abgeschlossene Anmeldungen löschen wir nach zwei Tagen. Der Betreiber bekommt einmal täglich eine E-Mail mit den E-Mail-Adressen neu angelegter Konten (nur die Adresse, sonst nichts), um Missbrauch und Fehlanmeldungen zu erkennen und neuen Nutzern bei Bedarf zu helfen. Wann du die App zuletzt genutzt hast, nutzen wir, damit die nächtliche Stellensuche nicht für Konten rechnet, die seit zwei Tagen nicht genutzt wurden und noch offene Vorschläge haben. Die Datenbank protokolliert Anfragen nur bei Warnungen und Fehlern, ohne IP-Adresse und ohne Bezug zu deinem Konto.
• Empfehlungsaktion – Gibst du an, wer dir Jobregie empfohlen hat, schreiben wir dir und der genannten Person eine Woche Premium gut oder, bei einzelnen Partnern, eine vereinbarte Vergütung aus. Der Name wird dafür mit unseren Partnern und den Namen der Konten verglichen. Rechtsgrundlage: die Aktion als Zusatzleistung zu deinem Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse, Missbrauch zu erkennen (lit. f).
• Bessere Vorlagen-Empfehlung – Wechselt eine Bewerbung auf „Interview“, zählen wir für die verwendete Vorlage einen Erfolg. Gespeichert wird nur die Vorlage und die Anzahl, ohne Bezug zu dir, zur Stelle oder zum Zeitpunkt. Damit empfehlen wir die Vorlage, die am häufigsten zu Gesprächen führt: berechtigtes Interesse an einem besseren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Keine automatisierte Entscheidung: Der „Overall Fit“ und die Empfehlungen sind Einschätzungen für dich. Jobregie entscheidet nichts über dich und gibt keine Bewertung deiner Person an Arbeitgeber weiter.

4. Wer deine Daten sieht

• Du. Jede Datenbankregel beschränkt den Zugriff auf deine eigenen Datensätze.
• Deine Schule (nur bei Teilnahme über eine Schule): Die Coaches und die Leitung sehen für alle Klassen der Schule dieselben Angaben: deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Teilnehmernummer, deine Klasse, die Zahl deiner Bewerbungen, Antworten, Gespräche und Bewerbungstrainings, deinen nächsten Gesprächstermin sowie die Bewerbungen mit eingetragenem Gesprächstermin samt Stelle, Firma, Link zur Anzeige, Bewerbungsdatum, Status, Unterlagen und Stellenanzeige. Nicht sichtbar sind Profil, Lücken und Gründe, Notizen, Posteingang, die Inhalte deiner Trainings, KI-Einschätzungen und deine Aktivitätszeiten. Die Schule hat sich uns gegenüber verpflichtet, die Angaben nicht für Noten, Zertifikate oder Sanktionen zu verwenden.
• Der Betreiber, soweit das für Betrieb, Fehlersuche und Support nötig ist.
• Empfehlende Personen: Wer dich empfohlen hat, erfährt von uns nicht, dass du dich angemeldet hast. Partner mit Vergütung bekommen nur eine Zahl, wie viele Mitglieder zählen, keine Namen und keine E-Mail-Adressen.
• Dienstleister, die wir als Auftragsverarbeiter einsetzen (Nummer 5).

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht an Arbeitgeber oder Werbenetzwerke.

5. Dienstleister und Übermittlung in Drittländer

Für jede Analyse schicken wir die nötigen Inhalte aus Profil und Unterlagen an das KI-Modell. Die KI-Verarbeitung läuft ausschließlich in Rechenzentren in Frankfurt (AWS Bedrock für die Sprachmodelle, Microsoft Azure für Spracherkennung und Stimme im Training); einen Ausweichweg in die USA gibt es nicht. Die Anbieter nutzen Daten, die über ihre Programmierschnittstelle kommen, nach ihren Bedingungen nicht zum Training ihrer Modelle. Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework oder auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Mollie verarbeitet Zahlungsdaten teils in unserem Auftrag und teils in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsabwehr und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten als Zahlungsinstitut. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung von Mollie.

6. Daten aus öffentlichen Quellen

Für Stellenvorschläge rufen wir öffentliche Stellenanzeigen ab (Bundesagentur für Arbeit, Adzuna, Workable, JobsPipe und Karriereseiten bei Personio). An diese Dienste geht keine Angabe über dich – wir fragen bundesweit nach neuen Stellen, nicht für dich persönlich. Sie können Namen und Kontaktdaten von Ansprechpersonen enthalten. Für Arbeitgeberanalysen werten wir öffentliche Informationen über Unternehmen aus, etwa Handelsregister, Bewertungsportale und Presse; dabei können Namen von Geschäftsführenden vorkommen. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse, Stellen passend vorzuschlagen und einzuordnen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Damit auch neue Nutzerinnen und Nutzer aus jeder Region sofort Vorschläge bekommen, halten wir die Stellen bundesweit vor. Für die Entfernung zu einer Stelle wird dein Wohnort nur bei uns in Koordinaten umgerechnet und verlässt unsere Server nicht. Stellenanzeigen löschen wir spätestens nach 28 Tagen, früher, wenn die Quelle sie nicht mehr anbietet. Faktenblätter zu Arbeitgebern speichern wir einmal zentral für alle Nutzer, nicht in deinem Konto. Nach 3 Monaten aktualisieren wir wirtschaftliche Lage und Struktur samt Geschäftsführung, 6 Monate nach der Erstellung löschen wir das Blatt. Einwände dagegen kannst du jederzeit an info@jobregie.de richten.

Termine von Jobmessen, Karrieretagen und Hochschulmessen holen wir nachts von den Seiten der Veranstalter selbst (derzeit Karrieretag, JOBWOCHE, jobmesse deutschland tour und IQB), dazu Ausstellerlisten und das Programm mit Uhrzeit und Titel. Namen von Vortragenden speichern wir nicht. Aussteller gleichen wir mit dem Stellenbestand ab; das sind Angaben über Unternehmen. Welche Termine in deiner Nähe liegen, rechnen wir mit den Koordinaten deines Wohnorts bei uns aus; an die Veranstalter geht nichts über dich. Fügst du einen Termin per Link hinzu, rufen wir diese eine Seite in deinem Auftrag ab und lesen Titel, Datum und Ort, wenn nötig mit KI; der Termin ist nur für dich sichtbar.

7. Speicherdauer

• Deine Daten speichern wir, solange du dein Konto hast.
• Merkliste, Ziele und Laufpläne für Messen bleiben, solange du dein Konto hast. Nimmst du einen Termin von der Merkliste, löschen wir die Ziele dazu sofort; selbst eingetragene Termine kannst du jederzeit löschen.
• Steht eine Bewerbung 30 Tage auf „Abgelehnt“ oder „Archiviert“, löschen wir Lebenslauf, Anschreiben, Stellenanalyse, Interview-Vorbereitung und Trainings zu dieser Stelle. Die Zeile in deiner Bewerbungstabelle bleibt. Läuft dieselbe Stelle noch in einer anderen Zeile (etwa bei einer zweiten Abteilung), warten wir, bis auch diese abgeschlossen ist. Mit „Behalten“ nimmst du eine Bewerbung davon aus, mit „Jetzt löschen“ geht es sofort.
• Löschst du dein Konto, ist es sofort gesperrt. Nach 30 Tagen löschen wir alle Daten endgültig. So lange können wir versehentliche Löschungen auf deine Bitte rückgängig machen.
• Nächtliche Sicherungen werden nach 14 Tagen gelöscht. Spätestens 44 Tage nach deiner Löschung sind deine Daten damit aus allen Kopien verschwunden.
• Eine Empfehlungsangabe, die wir keiner Person zuordnen können, löschen wir nach 60 Tagen. Sonst bleibt sie, solange dein Konto besteht. Löscht die genannte Person ihr Konto, entfernen wir ihren Namen aus der Angabe.
• Das Fehlerprotokoll der Datenbank (Warnungen und Fehler, ohne IP-Adresse und ohne Bezug zu deinem Konto) bewahren wir 5 Tage auf. Den Zeitpunkt deiner letzten Nutzung speichern wir, solange du dein Konto hast.
• Das Kostenprotokoll der KI-Aufrufe trägt deine Nutzer-ID, solange du dein Konto hast (dafür gilt die Grenze für angemessene Nutzung). Löschst du dein Konto, behalten wir es für die Abrechnung, ohne Bezug zu deiner Person.
• Rechnungen und Zahlungsbelege bewahren wir so lange auf, wie das Steuer- und Handelsrecht es vorschreibt, derzeit acht Jahre. Das gilt auch, wenn du dein Konto löschst.

8. Cookies, Browser-Speicher und Erweiterung

Jobregie setzt keine Tracking- oder Werbe-Cookies und bindet keine Analysewerkzeuge ein. Schriften liefern wir selbst aus. Im Speicher deines Browsers liegen nur Dinge, die für die Funktion nötig sind: deine Anmeldung, die Sprache und Anzeigeeinstellungen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Nur für Schulleitung und Coaches im Schulbereich: Ein Cookie hält die Anmeldung bei der Schule für höchstens 12 Stunden, ein zweites merkt sich das Gerät für 90 Tage, damit nicht bei jeder Anmeldung ein Code per E-Mail nötig ist. Beide sind für die sichere Anmeldung technisch nötig; bei uns liegt vom Gerät nur ein Hash.

Die Browser-Erweiterung schickt nur dann den Text und die Adresse der geöffneten Seite an Jobregie, wenn du sie auslöst. Ihr Zugangsschlüssel liegt lokal in deinem Browser; bei uns speichern wir nur einen Hash davon. Du kannst ihn auf der Seite „Browser-Erweiterung“ jederzeit widerrufen.

Auf Wunsch kannst du einen eigenen Schlüssel für einen E-Mail-Assistenten anlegen. Damit schickt dein Assistent Antworten von Arbeitgebern an Jobregie; wir lassen sie von der KI in Frankfurt einordnen (Eingang, Absage, Rückfrage, Einladung, Angebot) und speichern nur diese Einordnung an der Bewerbung, nicht den Mailtext. Für den Assistenten selbst und dafür, welche Mails er schickt, bist du verantwortlich. Den Schlüssel kannst du auf der Seite „Browser-Erweiterung“ jederzeit widerrufen.

9. Kennzeichnung von KI

Im Bewerbungstraining sprichst du mit einer KI; auch die Stimme des Interviewers ist künstlich erzeugt. Analysen, Einschätzungen und Entwürfe für Unterlagen erzeugt ebenfalls eine KI. Jobregie wertet weder deine Stimme noch deinen Tonfall oder deine Gefühle aus.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf

• Auskunft über deine Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16) und Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigten Interesses (Art. 21),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Export und Löschung kannst du selbst erledigen: Einstellungen → „Meine Daten“. Der Export enthält Profil, Bewerbungstabelle, Unterlagen, Dateien und alle Rohdaten. Für alles andere schreib uns an info@jobregie.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa in deinem Bundesland oder bei der für uns zuständigen Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).